Comment mettre en place un outil de Contract Lifecyle Management (CLM) ?

Contract Management

Le segment du Contract Lifecycle Management (CLM) est l’un des plus dynamiques du secteur des progiciels : selon une étude IMARC Group, le marché, estimé à 1,5 milliards de dollars à ce jour, devrait atteindre les 6 milliards de dollars à l’horizon 2026.

Cette croissance, soutenue depuis les années 2010, a permis l’éclosion de près de 200 solutions de Contract Lifecycle Management, ce qui suscite l’intérêt des entreprises, mais aussi de nombreuses interrogations compte tenu du foisonnement de l’offre, qui complexifie l’acte d’achat.

  • Quels sont les meilleurs outils ?
  • Comment choisir ?
  • Quel « business case » ?

Telles sont les questions qui nous sont régulièrement posées et auxquelles nous tâcherons d’apporter ici quelques éléments de réponse.

Un logiciel de Contract Lifecycle Management : pour quels usages ?

Rappelons tout d’abord que les solutions de Contract Lifecycle Mangement visent à automatiser la gestion du cycle de vie du contrat, depuis sa phase de rédaction jusqu’à sa clôture, en passant par la phase dite d’exécution (post-signature).

Gartner propose la définition suivante : « Contract lifecyle management applications digitize and automate the contracting process to improve the speed, efficiency, visibility and compliance of legal document management across an organization ».

Les solutions de Contract Lifecycle Management visent donc à couvrir, de bout en bout, l’ensemble des étapes de la relation contractuelle, adressant les besoins de multiples parties prenantes au sein de l’entreprise (juristes, opérationnels, risk managers, acheteurs, financiers…).

Plus précisément, ces solutions visent à :

  • Réduire les délais de contractualisation, notamment les temps dévolus à la négociation des clauses, en amont de la signature ;
  • Améliorer la visibilité sur les contenus des contrats et les risques contractuels associés, en permettant d’identifier en temps réel les conditions applicables, les échéances, les engagements souscrits par l’un des cocontractants, ou consentis par l’autre ;
  • Renforcer la productivité et l’efficacité des équipes, en évitant les travaux à faible valeur ajoutée de revue, collecte, rapprochement, consolidation des informations issues de la base de contrats.

Ainsi, ce ne sont pas moins de 90% des multinationales, et 50% des entreprises de taille intermédiaire qui, toujours selon Gartner, envisagent de mettre en place une solution de Contract Lifecycle Management dans les années à venir – signe que les entreprises ont perçu l’enjeu d’une meilleure gouvernance de leurs contrats et d’une gestion proactive de ceux-ci (sur ce point, voir notre publication, coécrite avec Alain Brunet : Le Contract Management, Editions Eyrolles, ISBN 978-2-212-57144-8).

Quelle segmentation entre les éditeurs du marché du Contract Lifecycle Management ?

Si de nombreuses solutions de Contract Lifecycle Management rivalisent sur le marché, toutes n’ont pas les mêmes fonctionnalités, ni la même capacité à gérer la relation contractuelle de manière extensive et intégrée.

Si la plupart des solutions offrent des fonctionnalités collaboratives en phase amont (avant signature), l’une des principales lignes de partage se trouve ainsi dans la capacité à gérer la phase post signature, avec des solutions plus ou moins matures sur le plan du suivi contractuel, de la gestion des engagements, du suivi de la performance opérationnelle.

Issues de développements récents, les solutions du marché sont encore teintées de leur ADN d’origine, avec plusieurs typologies d’acteurs :

  • Les acteurs du segment (mature) des achats et du e-sourcing, qui ont étendu leurs fonctionnalités de gestion des contrats (d’achats) en digitalisant les processus de collaboration, de vendor management ou de supplier relationship management (SRM) ;
  • Les acteurs du monde de la gestion documentaire qui capitalisent sur la puissance des moteurs de reconnaissance de caractères (OCR), d’indexation et de recherche ;
  • Les éditeurs du segment des logiciels juridiques qui ont développé des modules de gestion des contrats, avec une approche essentiellement centrée sur la conformité ;
  • Des solutions de gestion de contrats « pure player », souvent développées par des start-ups spécialisées, cultivant une approche « best of breed ».

Face à cette profusion d’offres, les principaux éditeurs Contract Lifecycle Management cherchent à s’intégrer avec les progiciels leaders, conscients de l’impératif de disposer d’API avec Salesforce, SAP (Ariba), Docusign, etc., pour répondre aux enjeux clés d’intégration IT.

Rappelons aussi, pour les clients qui souhaitant envisager l’acquisition d’une solution, la nécessité d’anticiper la phase de consolidation du marché du CLM qui interviendra inéluctablement dans les années à venir.

En pratique : quels bénéfices concrets attendre d’une solution de CLM ?

Au-delà des bénéfices immatériels (facilité d’accès, visibilité sur le portefeuille de contrats, transparence, traçabilité…), le business case de projets CLM est le plus souvent fondé sur le tryptique suivant :

Risk Management

Les solutions CLM aident à comprendre les risques « business » sous-jacents. En développant des logiques de scoring, parfois soutenues par l’intelligence artificielle, ces progiciels fournissent des informations qualifiées pour évaluer la pertinence des modèles de contrats proposés par les contractants, pour qualifier les écarts par rapport aux clauses-types de l’entreprise, et proposer des alternatives pour faciliter le processus de négociation.

Compliance

Les solutions CLM aident à transformer un document rédigé en « langage naturel » en contenu structuré, composé de métadonnées consultables, permettant ainsi d’analyser et de vérifier la conformité des clauses contractuelles aux politiques d’entreprise (risk policy).

Efficience

Les solutions CLM contribuent à accélérer et automatiser le travail de revue juridique, en aidant les équipes à focaliser leur temps et leur expertise sur les clauses non standards ou porteuses de risques spécifiques, sur lesquelles la valeur ajoutée du juriste est la plus tangible.

Comment iQo peut vous accompagner sur vos sujets de Contract Management ?

Sur un marché du CLM foisonnant qui rivalise d’efforts marketing, les entreprises sont bien sûr amenées à comparer les fonctionnalités des différents outils au regard de leurs besoins. Soulignons également l’importance, dans toute démarche de choix de solution, d’intégrer une compréhension fine du business case, ainsi que des évolutions du marché : au-delà du panel d’acteurs, la prise en compte des roadmaps produit, des mutations liées à l’intelligence artificielle, nous semblent devoir faire partie intégrante des critères de décision.

Spécialiste du Contract Management / Claim Management depuis près de 15 ans, nos équipes ont développé une offre de services, des références et benchmarks uniques sur le marché, reposant sur deux piliers.

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