Contract Management et IA Générative
iQo vous propose ce livre blanc produit par nos experts du Contract Management, discipline récente qui s’installer progressivement comme un levier de performance pour les
Comment mettre en place un outil de Contract Lifecycle Management (CLM) ?
Les solutions de Contract Lifecycle Mangement visent à automatiser la gestion du cycle de vie du contrat. Depuis sa phase de rédaction jusqu’à sa clôture, en passant par la phase dite d’exécution (post-signature), les outils CLM sont indispensables. Ce marché est en pleine explosion notamment à l’heure de l’IA Générative. iQo vous donne les clés pour réussir la mise en place d’un outil de Contract Lifecycle Management.
Sommaire
Le segment du Contract Lifecycle Management (CLM) est l’un des plus dynamiques du secteur des progiciels. Le marché, estimé à 1,5 milliards de dollars à ce jour, devrait atteindre les 6 milliards de dollars à l’horizon 2026 (source : IMARC Group).
Cette croissance, soutenue depuis les années 2010, a permis l’éclosion de près de 200 solutions de Contract Lifecycle Management. Ce marché suscite l’intérêt des entreprises, mais aussi de nombreuses interrogations. En effet, l’offre des outils CLM, ce qui complexifie l’acte d’achat.
Quels sont les meilleurs outils ? Comment choisir ? Quel « business case » ? Quelle place pour l’IA Générative (découvrez notre livre blanc sur le sujet du Contract Management et de l’IA Générative) ? Telles sont les questions qui nous sont régulièrement posées et auxquelles nous tâcherons d’apporter ici quelques éléments de réponse.
Un logiciel de Contract Lifecycle Management : pour quels usages ?
Une définition du Contract Lifecycle Managegment
Gartner propose la définition suivante : « Contract lifecycle management applications digitize and automate the contracting process to improve the speed, efficiency, visibility and compliance of legal document management across an organization ».
Nous pouvons traduire ainsi cette définition. Les solutions de Contract Lifecycle Management de gestion du cycle de vie des contrats numérisent et automatisent le processus de gestion des contrats pour améliorer la rapidité, l’efficacité, la visibilité et la conformité de la gestion des documents juridiques dans une organisation.
Trois principaux usages des outils de Contract Lifecycle Management
Les solutions de Contract Lifecycle Management visent donc à couvrir, de bout en bout, l’ensemble des étapes de la relation contractuelle. Ainsi, elles adressent les besoins de multiples parties prenantes au sein de l’entreprise (juristes, opérationnels, risk managers, acheteurs, financiers…).
Plus précisément, ces solutions visent à :
- Réduire les délais de contractualisation, notamment les temps dévolus à la négociation des clauses, en amont de la signature.
- Améliorer la visibilité sur les contenus des contrats et les risques contractuels associés. Elles permettent d’identifier en temps réel les conditions applicables, les échéances, les engagements souscrits par l’un des cocontractants, ou consentis par l’autre.
- Renforcer la productivité et l'efficacité des équipes. Elles évitent les travaux à faible valeur ajoutée (revue, collecte, rapprochement, consolidation des informations issues de la base de contrats).
90% des multinationales, et 50% des entreprises de taille intermédiaire envisagent de mettre en place une solution de Contract Lifecycle Management dans les années à venir (source Gartner)
Quelle segmentation entre les éditeurs du marché du Contract Lifecycle Management ?
Si de nombreuses solutions de Contract Lifecycle Management rivalisent sur le marché, toutes n’ont pas les mêmes fonctionnalités. Elles se différencient ainsi sur leur capacité à gérer la relation contractuelle de manière extensive et intégrée.
Si la plupart des solutions offrent des fonctionnalités collaboratives en phase amont (avant signature), l’une des principales lignes de partage se trouve ainsi dans la capacité à gérer la phase post signature. Ainsi, les solutions CLM apparaissent plus ou moins matures sur le plan du suivi contractuel, de la gestion des engagements, et du suivi de la performance opérationnelle.
Plusieurs typologies de solutions de Contract Lifecycle Management
Issues de développements récents, les solutions du marché sont encore teintées de leur ADN d’origine, avec plusieurs typologies d’acteurs.
- Les acteurs du segment (mature) des achats et du e-sourcing. Ils ont étendu leurs fonctionnalités de gestion des contrats (d’achats) en digitalisant les processus de collaboration, de vendor management ou de supplier relationship management (SRM).
- Les acteurs du monde de la gestion documentaire. Ils capitalisent sur la puissance des moteurs de reconnaissance de caractères (OCR), d'indexation et de recherche.
- Les éditeurs du segment des logiciels juridiques. Ils ont développé des modules de gestion des contrats, avec une approche essentiellement centrée sur la conformité.
- Des solutions de gestion de contrats « pure player ». Elles sont souvent développées par des start-ups spécialisées, cultivant une approche « best of breed ».
S'intégrer avec les progiciels leaders du marché
Face à cette profusion d’offres, les principaux éditeurs Contract Lifecycle Management cherchent à s’intégrer avec les progiciels leaders. Ils sont conscients de l’impératif de disposer d’API avec Salesforce, SAP (Ariba), Docusign, etc., pour répondre aux enjeux clés d’intégration IT.
Rappelons aussi la nécessité d’anticiper aujourd’hui la phase de consolidation future (et inéluctable) du marché du Contract Lifecycle Management.
En pratique : quels bénéfices concrets attendre d’une solution de CLM ?
Au-delà des bénéfices immatériels (facilité d’accès, visibilité sur le portefeuille de contrats, transparence, traçabilité…), le business case de projets CLM est le plus souvent fondé sur le triptiyque suivant.
Risk Management
Les solutions de Contract Lifecyle Management aident à comprendre les risques « business » sous-jacents. En développant des logiques de scoring, parfois soutenues par l’IA, ces progiciels fournissent des informations qualifiées pour :
- évaluer la pertinence des modèles de contrats proposés par les contractants
- évaluer la pertinence des modèles de contrats proposés par les contractants
- proposer des alternatives pour faciliter le processus de négociation
Compliance
Les outils CLM aident à transformer un document rédigé en « langage naturel » en contenu structuré. Il est ainsi composé de métadonnées consultables, permettant ainsi d’analyser et de vérifier la conformité des clauses contractuelles aux politiques d’entreprise (risk policy).
Efficience
De plus, ils contribuent accélérer et automatiser le travail de revue juridique. En effet, les outils CLM aident les équipes à focaliser leur temps et leur expertise sur les clauses non standards ou porteuses de risques spécifiques, sur lesquelles la valeur ajoutée du juriste est la plus tangible.
Comment iQo peut vous accompagner sur vos sujets de Contract Management ?
Sur un marché du Contract Lifecycle Management foisonnant qui rivalise d’efforts marketing, les entreprises sont bien sûr amenées à comparer les fonctionnalités des différents outils au regard de leurs besoins. Soulignons également l’importance, dans toute démarche de choix de solution, d’intégrer une compréhension fine du business case, ainsi que des évolutions du marché.
Au-delà du panel d’acteurs, la prise en compte des roadmaps produit, des mutations liées à l’intelligence artificielle, nous semblent devoir faire partie intégrante des critères de décision.
Spécialiste du Contract Management / Claim Management depuis près de 15 ans, nos équipes ont développé une offre de services, des références et benchmarks uniques sur le marché, reposant sur deux piliers.
Conseil en stratégie et organisation de la fonction Contract Management
- Audit d’exposition aux risques contractuels
- Diagnostics de maturité des organisations
- Définition et mise en place des processus de Contract Management et de l’organisation associée
- Formation et élaboration des référentiels internes
- Assistance au choix d’outils
Contract Management / Claim Management opérationnel des grands projets
- Stratégie de contractualisation
- Revues de contrats (clauses, risques, etc.)
- Assistance à la gestion contractuelle en phase d’exécution
- Qualification des écarts et chiffrage des préjudices
- Élaboration ou gestion des dossiers de claims
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Franck CÉSAR
Associé iQo
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