Déjà éprouvées par les grandes entreprises, les solutions RPA – Robotic Process Automation – intéressent désormais les entreprises de toutes tailles.
Les retours d’expériences associés à la maturité de l’offre des éditeurs d’outils RPA sont la principale explication à la diffusion de cette technique. La crise sanitaire a également joué un rôle d’accélérateur. Cette période a en effet mis en évidence, parfois très crument, la difficulté d’exécuter des tâches critiques et récurrentes lorsqu’elles sont très manuelles.
Dans ce contexte la RPA (Robotic Process Automation) apparaît comme une option pertinente, parmi d’autres, pour progresser dans la digitalisation avec à la clé une réduction des coûts et plus de résilience dans la perspective des nouvelles crises.
Pour lever l’ambiguïté, quelques fois entertenue, qui réside derrière le(s) concept(s) de la RPA, nous proposons, sur la base de nos constatations, de préciser les trois niveaux de traitements automatisés que l’on retrouve habituellement :
Ces programmes – traitements de nuit par exemple – existent depuis le début de l’informatique. Ils consistent en l’exécution de programmes informatiques sans intervention humaine. Ce premier niveau d’automatisation, généralement limité à un seul système applicatif, est parfaitement maîtrisé et est toujours largement utilisé.
A l’origine, les Traitements batch se distinguent des Traitements transactionnels (Transaction Processing), qui font intervenir des utilisateurs, humains donc, pour interagir avec le SI en temps réel.
Il s’agit en effet d’automatiser les tâches concernées comme si une personne réelle les réalisait, en interagissant avec l’ensemble des applications informatiques utiles et en exécutant les transactions associées. Ces outils RPA intervient surtout dans les no man’s land entre applicatifs.
Dans ce contexte, la RPA s’applique essentiellement aux tâches métier répétitives, chronophages et sans grande valeur ajoutée. En pratique, un programme (script) va reproduire fidèlement l’ensemble des actions prédéfinies – essentiellement pour collecter et agréger des données – réalisées initialement par un utilisateur humain.
Son ambition est de permettre au Robot de s’adapter en cas d’imprévu. Pour cela l’IPA intègre trois technologies supplémentaires que sont l’apprentissage machine (machine learning), le traitement du langage naturel et les flux de travail intelligents.
La promesse de l’IPA est d’étendre en continu le champ d’automatisation des processus, en permettant de gérer, de manière optimisée, le partage des rôles entre les humains et les robots.
L’opportunité d’un projet RPA ou IPA, doit s’apprécier via un scoring d’intérêt pour les processus candidats et le calcul d’un business case pour en préciser notamment le retour sur investissement potentiel.
Les questions clés pour éclairer ces points portent sur la maturité de l’organisation, les enjeux de performances, le potentiel d’amélioration, la nature des processus / activités, les effectifs concernés, l’adéquation de la technologie avec le besoin métier, le patrimoine applicatif en place, … et le repositionnement des ressources libérées en vision cible.
Ce dernier point est essentiel pour lever le frein potentiel lié à l’association par les salariés, entre RPA et réduction des effectifs. Dans les faits, les premiers retours d’expériences montrent que c’est rarement le cas. Les robots absorbent une partie de la charge de travail sur les tâches répétitives. Ils permettent de redonner du sens à la contribution de chacun en libérant du temps et de l’expertise, pour traiter les tâches d’intérêt et de valeur ajoutée plus grands.
Avec les projets RPA /IPA, les DSI voient leur rôle évoluer, notamment sur les aspects suivants :
Nos expertises hybridées notamment autour de l’amélioration, la sécurisation et pilotage de la performance des processus, de la transformation des entreprises (dont les DSI), et de la gouvernance des SI, nous permet d’aider :
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